Poucas palavras causam tanto calafrio entre empreendedores quanto “inadimplência”. Para quem gerencia pequenas e médias empresas (PMEs), acompanhar os recebimentos e manter as contas em dia pode parecer uma tarefa interminável. O cenário não é apenas impressão pessoal: dados recentes mostram que, em março de 2025, o Brasil registrou 7,3 milhões de CNPJs negativados, sendo o maior peso dessa dívida concentrado justamente em pequenas e microempresas (confira os dados oficiais).
Em meio a essas dificuldades, cresce o investimento em automação de cobranças. Mas será que essa solução é sinônimo de resolver todos os problemas? A promessa é boa, mas há muitos detalhes no caminho. Pequenos descuidos podem transformar uma excelente estratégia em pesadelo. Vamos entender juntos quais são os erros mais cometidos e de que forma PMEs podem evitá-los, aproveitando melhor as tecnologias (como a plataforma Kolek), e conduzindo o negócio para outro patamar de saúde financeira.
Por que tantos pequenos negócios sofrem com inadimplência?
Para responder essa pergunta, vale olhar para alguns números:
- Segundo pesquisa do Sebrae de março de 2024, 25% das micro e pequenas empresas do Brasil enfrentam inadimplência. Em cada quatro negócios, um está sofrendo com clientes que não pagam (dados do Sebrae).
- Em agosto de 2024, havia 5,82 milhões de Micro e Pequenas Empresas inadimplentes, um aumento significativo em relação ao ano anterior (dados do Serasa Experian).
- No mesmo ano, 6,5 milhões de micro e pequenas empresas acumulavam uma dívida de R$ 112,9 bilhões (segundo o Jornal Contábil).
- Já em maio de 2025, o número total de empresas inadimplentes saltou para 7,7 milhões, das quais 7,3 milhões eram micro e pequenos negócios (informações atualizadas pela CNT).
Os motivos são muitos: vendas a prazo sem critério, anotações imprecisas, cobranças pouco organizadas e, sobretudo, falta de ferramentas para lidar com o volume de dados. Algumas empresas até tentam organizar tudo manualmente, mas, claro, chega uma hora em que “dar conta” não é mais suficiente.
Cobrança eficiente não depende só de vontade. Depende de processo.
O que é automação de cobranças para PMEs?
Automação de cobranças é, basicamente, o uso de tecnologia para enviar lembretes, negociar pagamentos e controlar o fluxo de cobrança, normalmente por meio de canais como e-mail, SMS e WhatsApp, além de integrações com bancos e sistemas de gestão empresarial.
O objetivo? Reduzir inadimplência, evitar esquecimentos e, principalmente, liberar o time financeiro das tarefas repetitivas. Plataformas como a Kolek trazem ainda diferenciais, como integração aos principais ERPs usados por PMEs brasileiras, envio automatizado de mensagens personalizadas e acompanhamento detalhado de resultados.
Erros mais comuns na automação de cobranças
Muitos pensam que basta acionar um sistema automatizado que tudo vai funcionar perfeitamente, mas, na prática, alguns deslizes são mais comuns do que se imagina.
Comunicação impessoal e exagerada
Um dos principais erros é acreditar que automação significa “enviar mensagens em massa para todo mundo”. O cliente pode receber o mesmo lembrete de cobrança varias vezes, conteúdos frios e até abordar recebedores errados. Isso irrita e desgasta a relação.
- Personalize o conteúdo: use o nome do cliente e informações relevantes.
- Defina regras claras de frequência para não “bombardear” o cliente.
- Monitore as respostas e ajuste a abordagem conforme necessário.
Não atualizar dados em sistemas integrados
Muitas PMEs falham ao não manter atualizados os cadastros de clientes e o status dos pagamentos nos sistemas integrados. Quando a tecnologia depende de dados corretos, qualquer erro pode gerar cobranças indevidas ou falhas na comunicação, prejudicando a imagem da empresa e criando transtornos desnecessários.
Ignorar a experiência do cliente
Automação não é sinônimo de frieza. Se o sistema não permite respostas rápidas, opções de negociação ou contato humano fácil, a experiência do cliente será ruim.
O cliente quer facilidade e atenção, mesmo quando está devendo.
Por isso, plataformas modernas como a Kolek investem em canais multicanal e integração de WhatsApp, onde a comunicação se aproxima do diálogo natural e torna a cobrança mais humana.
Falta de monitoramento dos indicadores
Outro ponto crítico: achar que só porque está automatizado, não precisa olhar.É tentador ignorar uma cobrança automatizada, mas, se ninguém acompanha indicadores como taxas de abertura de mensagens, volume de pagamentos revertidos, ou até mesmo rejeições, perde-se a chance de aprender e se adaptar.
- Crie rotinas para avaliar os resultados.
- Ajuste a linguagem, frequência e canais, se necessário.
- Compartilhe os indicadores com o time para aprimorar processos.
Como evitar os erros mais frequentes
A melhor forma de evitar problemas é fazer do início o momento de atenção máxima.
Escolha da plataforma adequada
- Opte por soluções específicas para o perfil da PME.
- Priorize integrações com sistemas ERPs e bancos já usados na sua rotina.
- Confira se a plataforma oferece relatórios e acompanhamento facilitado.
Kolek, por exemplo, foi pensada para o dia a dia do pequeno negócio: integra facilmente aos principais ERPs (Omie, Conta Azul), conversa com os bancos e permite configurar fluxos personalizáveis.
Atenção aos dados
- Mantenha todos os dados de clientes e cobranças atualizados.
- Higienize cadastros antes de disparar comunicações automatizadas.
Treine a equipe
- Equipe bem orientada sabe lidar com situações de exceção e dá suporte eficiente quando a automação não resolve tudo.
Não esqueça a comunicação humana
- Ofereça sempre um canal para que o cliente entre em contato, em caso de dúvidas ou negociação.
- Acompanhe automatizações para identificar possíveis excessos.
Benefícios percebidos nas PMEs ao automatizar a cobrança
Muitas PMEs relatam ganhos quase imediatos após adotarem automação de cobrança:
- Redução do número de inadimplentes, devido à regularidade dos lembretes.
- Ganhos de tempo: processos repetitivos deixam de tomar horas do time.
- Melhor experiência do cliente. Mensagens personalizadas, opções de negociação e multicanalidade aproximam o relacionamento.
Pequenas melhorias nesses pontos fazem um negócio avançar. Não existe solução mágica, mas o uso inteligente da tecnologia (como a Kolek oferece) evita quedas frequentes em armadilhas simples do dia a dia.
Cuidar da cobrança é cuidar da saúde do negócio.
Conclusão
Automação de cobranças é, sim, um grande aliado no combate à inadimplência das PMEs, principalmente quando os processos são pensados para pessoas e quando a tecnologia é adaptada à realidade do pequeno negócio. Os erros mais comuns estão ligados à falta de dados atualizados, comunicação impessoal, desconhecimento das ferramentas e ausência de monitoramento constante. Priorizar plataformas especializadas, manter os cadastros corretos, treinar a equipe e garantir alternativas de contato humano são passos simples, mas evitam grandes dores de cabeça. E, claro, se você quer ver como a automação pode transformar a relação da sua PME com a cobrança, vale conhecer melhor as soluções da Kolek – a rotina do seu negócio agradece.
Perguntas frequentes sobre automação de cobranças
O que é automação de cobranças?
Automação de cobranças é o uso de sistemas e ferramentas tecnológicas para enviar lembretes, realizar confirmações de pagamento, negociar dívidas e acompanhar recebimentos de forma automática. Isso normalmente inclui mensagens automáticas por e-mail, WhatsApp, SMS e integrações com bancos e ERPs.
Como evitar erros comuns em cobranças?
Para evitar erros, mantenha os dados dos clientes atualizados, personalize as mensagens, monitore os resultados das automações e treine a equipe. Também é preciso escolher uma plataforma adequada ao porte e rotina da sua empresa, como a Kolek, que integra funcionalidades pensadas para PMEs.
Automação de cobranças vale a pena para PME?
Sim, especialmente porque as PMEs têm equipes reduzidas e muitos recebíveis em aberto. A automação ajuda a reduzir a inadimplência, libera tempo dos colaboradores e melhora o relacionamento com os clientes, trazendo benefícios para a empresa como um todo.
Quais são os principais erros em cobranças?
Os erros mais frequentes são comunicação impessoal, falta de dados corretos nos sistemas, ausência de monitoramento dos indicadores, excesso de mensagens e dificuldade de contato humano para o cliente. Soluções como a Kolek ajudam a evitar esses equívocos.
Como implementar automação de cobranças na minha PME?
Para implementar, escolha uma plataforma que ofereça integração com seus sistemas, cadastre corretamente os dados, personalize os fluxos de mensagens, treine a equipe para usar a ferramenta e acompanhe sempre os resultados para ajustar o processo quando preciso.
