Controlar a inadimplência é um desafio que não sai da cabeça das pequenas e médias empresas. Mas existe um caminho bem claro: ter uma régua de cobrança bem estruturada. E, sabe o mais interessante? Um estudo da Serasa Experian de 2016 mostrou que empresas que usam régua de cobrança conseguem reduzir a inadimplência em até 33%. Isso melhora o tempo de recebimento, fortalece o caixa e deixa a cobrança menos cansativa.
Talvez você ainda não tenha montado uma régua própria. Ou já tem, mas sente que pode melhorar. Aqui estão 6 passos simples para criar uma régua de cobrança realmente eficiente. E, ao longo do artigo, vou mostrar como soluções como a Kolek tornam tudo mais fácil e inteligente.
Cuidar bem do caixa é crescer sem sufoco.
1. Defina objetivos claros para a régua
Antes de criar qualquer regra ou sequência de mensagens, pense: qual seu objetivo? Não é só “cobrar o que falta”. Olhe mais longe! Bons exemplos de objetivo:
- Reduzir o volume de inadimplentes;
- Tornar o caixa mais previsível;
- Melhorar o relacionamento com clientes, evitando desgastes;
- Eliminar tarefas manuais repetitivas.
Se o objetivo estiver claro, tudo fica mais simples: fica fácil medir sucesso e ajustar o caminho.
2. Mapeie o processo de cobrança atual
Agora é preciso olhar para dentro. Pare por uns minutos e levante:
- Como você cobra hoje?
- Quando e por quais canais faz contato?
- Que resultados costuma ter em cada etapa?
- O que seu histórico diz? (Analise relatórios, e-mails, feedbacks de clientes.)
Assim, vai encontrar erros que se repetem, pontos que travam ou funcionam mal. Muitas vezes, só de mapear com calma, já surgem melhorias valiosas. Ah, não esqueça dos comentários dos clientes – eles são pistas ótimas do que melhorar.
3. Defina critérios para priorizar cobranças
A verdade é que talvez você não consiga cobrar todos de uma vez. Então, quem cobrar primeiro? Aqui é bom ser estratégico:
- Clientes com maior valor em aberto;
- Contas com mais tempo de atraso;
- Priorize também conforme o perfil do cliente;
- Considere contratos específicos, históricos de pontualidade, volume de compras.
Assim, você foca a energia nos casos com maior impacto financeiro. E evita desperdiçar tempo onde a chance de recuperar é mais baixa... Já parou para pensar nisso?
4. Desenhe a régua: etapas e ações
Chegou a hora prática: desenhar cada etapa da sua régua de cobrança. Em cada fase, defina:
- Quando entra em ação (quantos dias antes/depois do vencimento);
- Como será o contato: e-mail, WhatsApp, SMS, ligação, carta, push...;
- Que mensagem será enviada (lembrete amigável, alerta de atraso, proposta de acordo);
- Quem responde ou faz o acompanhamento;
- Como agir diante de silêncio ou negativa do cliente.
Exemplo básico de régua:
- 5 dias antes do vencimento: Envio de lembrete pelo WhatsApp;
- No dia do vencimento: E-mail de cobrança com link de pagamento;
- 7 dias de atraso: SMS reforçando importância do pagamento;
- 15 dias: Ligação, oferta de negociação;
- 30 dias: Carta formal ou início de protesto digital.
Quanto mais visual e objetivo, melhor! Ferramentas como a Kolek ajudam a montar fluxos claros, editar etapas e adaptar regras para cada perfil de cliente, integrando aos ERPs e bancos.
5. Invista na automação com tecnologia
Aqui mora o pulo do gato: automação. Com soluções como a Kolek, é possível automatizar todo o disparo de mensagens, controlar diferentes canais (e-mail, WhatsApp, SMS) e eliminar tarefas manuais. Isso diminui erros, economiza horas e traz agilidade.
Automatizar não desumaniza, só libera tempo para o que importa.
Além disso, a Kolek trabalha com inteligência preditiva. Ela analisa dados, antecipa tendências e permite ajustar mensagens de forma personalizada, aumentando as taxas de recuperação. Tem gente que até se pergunta como fazia antes de automatizar...
6. Monitore, aprenda e ajuste sempre
Não existe régua de cobrança "pronta para sempre". O ciclo é vivo: monitore resultados e ajuste com frequência. Olhe para:
- % de recuperação em cada etapa;
- Tempo médio de recebimento;
- Custos do processo;
- Feedback dos clientes;
Se algo não está funcionando, troque. Melhore a mensagem, mude a abordagem, teste novos canais. Clientes e situações mudam. E, com plataformas como Kolek, tudo isso fica fácil de mensurar e adaptar.
Cuidados ao criar sua régua de cobrança
Às vezes, na correria, detalhes escorregam. Separei pontos que não podem ficar de fora:
- Clareza e transparência: Mensagens precisam deixar claro o valor, data, como pagar e consequências;
- Personalização: Ajuste mensagens conforme o perfil, histórico e valor em aberto;
- Regras explícitas: Informe sobre multas, juros e possíveis restrições de forma antecipada;
- Respeito: Nunca constranja o cliente. Lembre que cada um tem seus motivos. Negocie e facilite acordos onde for possível;
- Linguagem direta e educada: Evite termos técnicos. Fale claro, mas com bom senso.
Cobrança bem feita constrói confiança.
Conteúdos e dicas extras para sua régua
Se deseja evoluir ainda mais, vale pesquisar sobre:
- Protesto digital: agiliza cobrança formal, sem papelada;
- Marketing para recuperação de crédito: campanhas informativas funcionam;
- Fusão entre finanças e tecnologia para acelerar recebimento;
- Sinais que mostram quando a régua está funcionando mesmo;
- Como avançar no atendimento ao cliente, mesmo durante cobranças.
E, se precisar de uma ferramenta que une tudo isso, personaliza etapas, facilita integrações e cuida do envio automatizado, é só falar com a equipe da Kolek. O uso de inteligência de cobrança multicanal faz toda diferença para resultados reais.
Conclusão
Montar uma régua de cobrança eficiente não é mágica, mas processo que exige clareza, tecnologia e respeito. E, com apoio da Kolek, essa jornada fica mais leve, porque automatizar etapas, personalizar em massa e contar com inteligência preditiva tira o peso do dia a dia. Sua empresa pode receber mais rápido, desgastar menos sua equipe e ainda construir relacionamentos melhores com seus clientes.
Quer transformar sua cobrança de verdade? Agende uma demonstração gratuita, fale com nosso time ou mande um WhatsApp. Chega de sufoco!
Perguntas frequentes sobre régua de cobrança
O que é uma régua de cobrança?
Régua de cobrança é uma sequência planejada de ações e contatos feita para lembrar e recuperar pagamentos em atraso. Ela estabelece, de forma organizada, quando e por quais canais o cliente será cobrado, garantindo clareza, previsibilidade e respeito em todo o processo.
Como criar uma régua de cobrança eficaz?
Para criar uma régua eficaz, siga estes passos: defina claramente seus objetivos; mapeie tudo que já faz hoje; escolha critérios de prioridade; desenhe as etapas e mensagens de contato; automatize onde puder usando tecnologia como a Kolek; e, por fim, monitore os resultados sempre, ajustando quando necessário.
Quais são os benefícios da régua de cobrança?
Os benefícios incluem redução da inadimplência (até 33% segundo Serasa Experian), melhora no tempo de recebimento, menos tarefas manuais, previsibilidade no caixa, clareza para o cliente e um relacionamento mais saudável.
Como usar a régua para reduzir inadimplência?
Use a régua para atingir o cliente no canal certo, no momento correto e com a mensagem mais apropriada. Automatize lembretes, personalize o tom e monitore cada etapa. Assim, você aumenta as chances de receber antes que a dívida fique maior e mais difícil de resolver.
Quando devo enviar cobranças automáticas?
Envie cobranças automáticas em datas estratégicas: um pouco antes do vencimento (como lembrete sutil), no dia do vencimento, com educação, e após alguns dias de atraso, reforçando a facilidade de pagamento. A automação cuida do timing, evita esquecimentos e agiliza a chegada dos pagamentos.
