Iniciar um negócio é a coisa mais emocionante que um empreendedor pode fazer. No entanto, existem aspectos da administração de um negócio que não são tão triviais. Pense na contabilidade, por exemplo – uma parte crítica e inevitável da gestão de um negócio bem-sucedido.
Seja você dono de uma cafeteria ou um designer de interiores, é bom conhecer o básico da contabilidade e de extrema importância contar com a assessoria de um bom escritório ao seu lado. Isso o ajudará a obter uma compreensão financeira melhor, manter a lucratividade e se preparar para os próximos passos do seu negócio.
Neste artigo, apresentaremos a você o básico das contas a receber: o que são e como gerenciá-las.
Primeiro, o que são contas a receber? Qualquer pagamento que você espera receber é considerado uma conta a receber. Digamos que você seja um eletricista e tenha instalado iluminação para um grande projeto de construção e ainda não tenha sido pago. O dinheiro que lhe é devido é uma conta a receber.
Embora as Contas a Receber se refiram ao dinheiro que ainda não foi pago, elas são listadas no balanço patrimonial como um ativo circulante. Além disso, qualquer quantia de dinheiro devida pelos clientes por compras feitas a crédito é considerada Contas a Receber.
Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar? Contas a receber e contas a pagar são dois lados da mesma moeda. Enquanto as Contas a Receber representam tudo o que sua empresa tem a receber, as contas a pagar representam tudo o que sua empresa deve. Isso inclui todas as despesas comerciais, como aluguel, impostos, contas de serviços públicos, suprimentos e fornecedores.
Como funciona o processo de Contas a Receber? Em primeiro lugar, seu negócio não pode funcionar sem um processo de Contas a Receber. No final do dia, o objetivo final é ser pago e começar a ganhar dinheiro. Empresas diferentes têm processos diferentes, mas há coisas que são praticamente universais.
- Envio de faturas ou solicitações de pagamento: Para receber pagamento, você deve entregar um produto ou serviço. Muitas vezes, uma vez que você fecha o negócio, você exige um pagamento inicial. Em outros casos, você provavelmente enviará uma fatura após a conclusão do trabalho. De qualquer forma, suas faturas devem incluir todos os detalhes de pagamento, como a data de vencimento e o valor do pagamento. Quando acompanhada de um contrato assinado ou uma confirmação de pedido, uma fatura pode se tornar um documento legalmente vinculativo.
- Coleta de pagamento: Seu cliente agora precisa pagar a você. Muitas empresas lidam com dinheiro ou cheques em papel. Não importa como você recebe o pagamento, você deve ter um sistema organizado e bem pensado para a coleta.
- Conciliação: Ao coletar pagamentos, você deve acompanhar tudo: quem pagou a você, quanto pagou e quais faturas ainda não foram pagas. Isso será útil na temporada de impostos.
A importância de um bom processo de Contas a Receber: Um bom processo de Contas a Receber eficiente caminha lado a lado com finanças saudáveis. Uma das melhores maneiras de garantir que você tenha esse processo em vigor é automatizá-lo.
Vamos supor, por exemplo, que você tenha uma fazenda onde cultiva vegetais que vende para restaurantes em todo o seu estado. Você faz uma venda, entrega os produtos pessoalmente, emite uma fatura e um boleto. No entanto, um dos boletos que você emitiu não foi pago. Além disso, você esqueceu de atualizar seus registros com o valor correto, e seu cliente agora diz que o valor era muito menor do que o acordado. Não importa o quanto você confie em seus clientes, é incrivelmente importante evitar ser colocado nessa situação.
Existem diferentes ferramentas que permitem gerenciar todas as suas contas a receber online. Software de contabilidade como Omie pode ajudar a manter seus registros em ordem. E uma ferramenta como a Kolek facilita o acompanhamento de todas as suas faturas e o envio de solicitações de pagamento online. Além disso, permite que você aceite pagamentos via PIX, o que o torna menos suscetível a fraudes.
Mais benefícios de um processo de Contas a Receber digital
- Recebimento mais rápido: Quando você faz o processo de Contas a Receber manualmente, é mais provável que ocorram erros e muitos idas e vindas, o que pode resultar em discrepâncias. Isso o torna mais lento e significa que o processamento dos pagamentos pode levar algumas semanas. Com um sistema de Contas a Receber automatizado, os pagamentos são processados imediatamente. Além disso, ao ser pago por PIX (em vez de boletos), você recebe os fundos muito mais rapidamente.
- Economia de tempo: A automação de Contas a Receber significa que todo o processo é feito muito rapidamente. Em vez de adivinhar onde está um determinado pagamento, você recebe uma notificação de que um pagamento está a caminho. Também é mais fácil para seus clientes, que podem simplesmente clicar em um link de pagamento e pagar. Isso libera tempo para você se concentrar em outros aspectos mais interessantes do seu negócio.
- Geração de mais vendas: Gerenciar seu processo de Contas a Receber online geralmente significa que você está aberto para aceitar pagamentos online, como PIX. Quando você oferece mais opções de pagamento aos seus clientes, está se abrindo para mais negócios. O que significa mais receita. É uma situação vantajosa para todos.
- Garantindo que você seja pago: Um processo de pagamento online também ajuda a garantir que seus clientes paguem na data certa. Existem muitos motivos pelos quais os clientes não pagam as faturas na data de vencimento, incluindo faturas perdidas e despesas inesperadas que surgem. O uso de uma ferramenta de Contas a Receber digital pode ajudá-lo a acompanhar as faturas que ainda não foram pagas, enviar lembretes e reenviar solicitações de pagamento. Dessa forma, você garante que ninguém esqueça de pagar a você e que sempre seja pago de maneira oportuna.
Automatize seu processo de Contas a Receber
Neste artigo, abordamos alguns conceitos básicos das contas a receber: o que são, como são importantes para a saúde financeira de seu negócio e como um bom processo pode beneficiá-lo. Agora é hora de assumir o controle e implementar um processo de Contas a Receber online.
Se você também quer ter uma gestão de Contas a Receber mais eficiente e colher os benefícios disso, a Kolek tem a solução para isso.
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